- En synthèse
Cet outil a pour objectif d’apporter une compréhension du fonctionnement d’une entreprise au niveau global. Cette représentation permet de montrer, sur une même représentation visuelle, comment l’entreprise organise son activité depuis l’identification de son marché jusqu’à son client final.
Cette représentation est un bon outil de communication interne car il met à disposition une schématisation explicite et partagée des activités de l’organisation.
Il n’existe pas réellement de formalisme standard mais certaines représentations ont démontré leur pertinence. Ce schéma correspond au message que vous souhaitez véhiculer. Plus le formalisme sera proche des préoccupations de vos collaborateurs, meilleure sera votre cartographie.
Cartographie des processus d’entreprise
- Pourquoi utiliser cette cartographie ?
Ce genre de schéma permet d’avoir une vision synthétique des processus clés de l’entreprise. Ces processus sont classés en 3 catégories :
- Les processus métier : ce sont les processus qui sont la raison d’être de l’entreprise, ceux qui déterminer la façon dont le produit ou service sont délivrés.
- Les processus support : il s’agit des processus nécessaires à la bonne réalisation des processus métier.
- Les processus de pilotage : ces processus sont nécessaires à la direction pour prendre les bonnes décisions concernant l’avenir et l’organisation de l’entreprise.
Son usage permet d’avoir une vision claire des activités de l’entreprise en les représentant sous forme de processus.
- Quel est l'objectif qu'on cherche à atteindre avec cet outil ?
Ce schéma n’est pas obligatoire dans une organisation, mais il est quand même fortement recommandé de l’avoir pour :
- Conformité. La cartographie des processus garantit le respect des meilleures pratiques, réglementations et normes.
- Communication. Communiquer les détails d’un processus aux membres de l’équipe et aux autres parties prenantes est plus facile avec la cartographie. Par exemple, les nouveaux employés peuvent facilement comprendre un processus métier dans lequel ils sont impliqués.
- Visibilité. La cartographie améliore la visibilité des processus métier sur un processus et les étapes requises pour réaliser un workflow .
- Standardisation. La cartographie contribue à rendre les performances des processus plus standardisées et cohérentes.
- Audit. La cartographie simplifie l’ audit interne des processus et aide à optimiser les performances des processus.
- Entraînement. Les employés peuvent être formés plus rapidement et plus facilement grâce à la cartographie des processus métier.
- Amélioration continue. Il permet une évaluation et une amélioration continues des processus.
De nombreuses organisations utilisent des outils de cartographie des processus métier pour analyser les processus métier et les métriques dans le cadre de la réingénierie d’ un processus métier ou pour améliorer des étapes spécifiques de celui-ci.
- Quels sont les différents types de cartographies des processus métier ?
Il existe plusieurs approches de la cartographie des processus métier. Les types suivants sont les plus couramment utilisés :
Organigramme de base
Également connu sous le nom d’organigramme de processus descendant, il s’agit du plus simple des types de mappage courants. L’organigramme de base fonctionne mieux pour les processus simples. Il décrit les principales étapes du processus de manière descendante, avec des tâches et des activités similaires regroupées à des points distincts du graphique. Il permet aux managers de voir facilement quelles tâches et activités sont redondantes et où l’élimination d’étapes et la simplification du travail sont possibles.
Organigramme détaillé
Il est similaire à l’organigramme de base, mais il comprend plus de détails et est utilisé pour illustrer des processus plus complexes.
Carte de la chaîne de valeur
Il s’agit d’un type d’organigramme détaillé. Les techniques de cartographie des flux de valeur sont souvent utilisées dans la méthodologie Lean Six Sigma
Diagramme de modélisation des processus métier
Type plus formel de mappage de processus, ces diagrammes utilisent un langage spécifique défini ainsi que des symboles BPMN (Business Process Modeling Notation ) pour représenter les tâches des composants.
Diagramme de flux de données
Comme son nom l’indique, un diagramme de flux de données suit le flux des données elles-mêmes tout au long d’un processus complet, allant généralement des données non traitées aux données traitées.
Il en existe de deux types :
- Diagramme de flux de données logique : ce type de diagramme se concentre sur l’entreprise elle-même. En général, il décrit le flux des données au sein de l’entreprise. Il ne se préoccupe pas de facteurs externes tels que le matériel, l’emplacement et d’autres entités physiques.
- Diagramme de flux de données physique : ce type de diagramme montre toutes les implémentations au sein du système. Cela comprend les ordinateurs, les lignes câblées, les logiciels et les entités externes telles que les personnes et les organisations.
Diagramme swim-lane
Les diagrammes swim-lane sont des organigrammes qui montrent à la fois un processus du début à la fin et le responsable de chacune des étapes de celui-ci. Tout comme une piscine avec des couloirs établis pour chaque nageur, le diagramme comporte des couloirs horizontaux ou verticaux appartenant à chaque acteur du processus. Au lieu de simplement documenter les étapes du processus, ce style de diagramme permet de voir facilement les responsabilités au sein du système et de savoir comment les rôles s’intègrent dans d’autres parties, car la responsabilité est transférée d’une partie à l’autre. Popularisé dans les processus d’amélioration de Geary Rummler et Alan Brache, un diagramme de couloir de nage (ou diagramme de Rummler-Brache) peut être extrêmement précieux. Certains des avantages de l’utilisation de ce diagramme sont :
- Délimiter les responsabilités appartenant à certains individus ou département
- Identifier les goulots d’étranglement, les redondances et les étapes superflues pour rationaliser les processus
- Veiller à ce que toutes les parties nécessaires soient impliquées dans un processus
- Standardiser les processus de travail et les documenter dans des formats hautement partageables
Diagramme des fournisseurs, des entrées, des processus, des sorties et des clients (SIPOC)
Cette représentation visuelle identifie les fournisseurs, les entrées, les processus, les sorties et les clients qui font partie d’un processus du début à la fin. Les diagrammes SIPOC sont parfois appelés cartes de processus de haut niveau.
- Quels sont les avantages à tirer de ce genre de cartographie ?
La cartographie des processus métier offre les avantages suivants aux utilisateurs et aux organisations :
- des instructions claires pour chaque partie prenante sur la manière dont le processus doit être exécuté ;
- une visibilité sur toutes les étapes et tâches du processus et leur séquençage ;
- contrôle accru du processus, avec une meilleure conformité à chaque étape ;
- l’amélioration continue car la cartographie permet d’identifier les redondances et les inefficacités et encourage l’amélioration des processus métier ;
- moins de complexité car la cartographie permet d’identifier et de supprimer les goulots d’étranglement et autres problèmes au sein du processus ;
- des coûts réduits grâce à la rationalisation des processus ;
- réduction des risques d’erreurs car tout le monde comprend le processus et comment il doit se dérouler ;
- une intégration uniforme et de meilleure qualité des collaborateurs, car elles sont orientées vers une manière standard d’exécuter le processus.
La cartographie des processus métier peut apporter de nombreux avantages à une organisation, mais elle présente également des défis. Les problèmes rencontrés par les organisations sont souvent :
- ne pas avoir correctement défini le processus, incorporant ainsi dans la carte des activités et des tâches qui ne font pas vraiment partie du processus actuel ;
- rendre la cartographie trop complexe avec un niveau de détail au-delà de ce qui est nécessaire ;
- des attentes irréalistes, telles que surestimer la vitesse à laquelle une tâche peut être accomplie ;
- ne pas revoir et mettre à jour la carte des processus, ce qui la rend non pertinente ou incompatible avec la façon dont un processus fonctionne en temps réel ;
- ne pas intégrer les cartes de manière à ce qu’elles puissent être utilisées pour aider à améliorer les processus et la gestion globale des processus métier (BPM).
Chef de projet depuis 1998, Agile depuis 2001 puis PMO depuis 2009, j’accompagne les entreprises dans la la réalisation de leurs projets/programmes, la construction et la gestion de la PMO, dans l’amélioration des processus et j’aide les managers à améliorer leur performance.
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